Een succesvolle inkoopstrategie

Inkopen op gevoel lijkt in het begin best goed gaan. Wil je weten hoe jij je inkopen optimaal uit kunt voeren?

Wij helpen je met een praktisch stappenplan om voortaan in te kopen op basis van data (wat, wanneer en hoeveel).

Stap 1: Creëer categorieën

Verdeel je assortiment in 3 categorieën:
A. Hardlopers
B. Gemiddeld
C. Zachtlopers

Heb je minder dan 200 producten in je assortiment? Dan zijn twee categorieën voorlopig voldoende (hard- en zachtlopers).

Jij bepaalt welke producten hard- en zachtlopers zijn. Dit kan op basis van zowel aantallen of omzet.

Heb je een richtlijn nodig? Typisch zie je dat de 5% best verkopende producten vaak voor 70% van je omzet zorgen. Plaats deze producten dus vooral in categorie A.

De volgende 25% vormt categorie B en het restant plaats je in categorie C.

Begin je net? Kijk dan in eerste instantie naar de aantallen en schaar de top 5% van je assortiment onder categorie A.

ProductenVraag (stuks/maand)Categorie
Telefoonhoesje I-phone 61000A
Powerbank A-Solar1200A
Telefoonhoesje Samsung Galaxy200B
Selfie Stick draadloos bluetooth180B
Selfie Stick draadloos bluetooth30C
Telefoonhoesje Oneplus I20C

Stap 2: Stel de minimale voorraad per product vast

De minimale voorraad per product helpt jou om op tijd een nieuwe bestelling te plaatsen bij jouw leveranciers, zodat je altijd kunt leveren aan klanten. Een nieuwe bestelling bij een leverancier staat immers niet binnen vijf minuten in jouw magazijn.

De minimale voorraad per product is het antwoord op de vraag: hoeveel producten verkoop ik in de tijd dat de nieuwe levering van mijn leverancier onderweg is?

Verkoop jij van een categorie A-product bijvoorbeeld 3 tot 10 exemplaren per dag en duurt het 7 dagen voordat je bestelling in jouw magazijn staat? Zorg dan dat je altijd (7 x 10 = ) 70 producten op voorraad houdt.

Bij producten uit categorie B en C hoef je minder strikt te zijn en kom je waarschijnlijk goed uit met 70-90% van de minimale voorraad.

ProductenVraag (stuks/maand)CategorieMinimale voorraad
Telefoonhoesje I-phone 61000A500
Powerbank A-Solar1200A600
Telefoonhoesje Samsung Galaxy200B90
Selfie Stick draadloos bluetooth180B75
Selfie Stick draadloos bluetooth30C10
Telefoonhoesje Oneplus I20C7

Stap 3: Bepaal de bestelgrootte per product

Om je voorraad laag te houden bestel je het liefst vaker kleine hoeveelheden. Een langere levertijd, bestelkosten en staffelkortingen kunnen je echter van gedachten laten veranderen.

Onze tip: laat je hier niet te snel door verleiden. Extra voorraad kan tenslotte onnodig veel kosten en risico met zich meebrengen.

Stap 4: Analyseren en bijsturen

Deze laatste stap is eigenlijk een continu proces. Zodra je de bestelling hebt gedaan op basis van de eerste drie stappen is het van belang om de resultaten blijvend te analyseren. Zitten de producten nog in de goede categorie? Klopt de minimale voorraad nog? Of kan ik die wijzigen op basis van de laatste verkoopcijfers? Heb ik de bestelgrootte goed ingeschat?

Dreig je alsnog te blijven zitten met voorraad van een product uit categorie C? Dan kan raadzaam zijn om in deze categorie nóg defensiever in te kopen. En vice versa. Kortom: draaien aan die knoppen!

Tip

De minimale en maximale voorraad bijhouden van enkele tientallen of zelfs honderden producten is misschien nog wel te overzien. Bij duizenden producten wordt het erg lastig. Zorg dat je een geschikt programma gebruikt om tijd te besparen en fouten te voorkomen.